1. Yleistä
Haluamme, että tiedät, miten käsittelemme tietojasi avoimesti ja turvallisesti. Tällä sivulla kerromme, mitä tietoja verkkosivustomme voi käsitellä, mihin niitä käytetään ja mitkä ovat oikeutesi.
Kunnioitamme yksityisyyttäsi ja käsittelemme henkilötietoja aina hyvän tietosuojan periaatteiden mukaisesti.
2. Rekisterinpitäjä
| Nimi: | Rafly Oy |
| Sähköposti: | contact@rafly.io |
Rekisterinpitäjä vastaa henkilötietojen käsittelystä ja tietosuojalainsäädännön noudattamisesta.
3. Miksi henkilötietoja käsitellään ja millä perusteella
Käsittelemme henkilötietoja, jotta voimme:
- vastata yhteydenottoihin, tarjouspyyntöihin, projektipyyntöihin ja muihin viesteihin
- ymmärtää käyttäjän tarpeita ja yhteydenoton sisältöä sekä hoitaa yhteydenpitoa
- ylläpitää ja kehittää asiakas- ja yhteistyösuhteita
- toteuttaa käyttäjän pyytämiä palveluita sekä valmistella mahdollista sopimusta tai yhteistyötä
- ylläpitää ja kehittää verkkosivuston toimintaa, käytettävyyttä ja teknistä laatua
- varmistaa verkkosivuston turvallisen ja häiriöttömän toiminnan
- ehkäistä roskapostia, väärinkäytöksiä ja tietoturvauhkia
- seurata ja analysoida verkkosivuston käyttöä ja liikennettä käyttäjän evästeasetusten ja suostumusten mukaisesti
- käsitellä verkkosivustolla vapaaehtoisesti annettuja interaktiivisia vastauksia sekä muodostaa niistä koottuja tai anonymisoituja tuloksia
- käyttää lyhyen ajanjakson aikana annettuja interaktiivisia vastauksia myöhemmin lähetetyn yhteydenoton mahdollisena lisäkontekstina
Henkilötietojen käsittely perustuu tilanteesta riippuen sopimuksen täytäntöönpanoon tai sopimusta edeltäviin käyttäjän pyytämiin toimenpiteisiin, rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen tai käyttäjän antamaan suostumukseen.
Rekisterinpitäjän oikeutettu etu voi liittyä esimerkiksi yhteydenottoihin vastaamiseen, asiakas- ja yhteistyösuhteiden ylläpitämiseen, aikaisemman yhteydenpitohistorian huomioimiseen, palveluiden kehittämiseen sekä verkkosivuston toiminnan ja tietoturvan ylläpitämiseen.
Jos käyttäjä lähettää useamman yhteydenoton samalla sähköpostiosoitteella, uusi yhteydenotto voidaan yhdistää samalla sähköpostiosoitteella aikaisemmin tehtyihin yhteydenottoihin. Tätä voidaan käyttää yhteydenpitohistorian ymmärtämiseen ja asiakassuhteen hoitamiseen. Aikaisemman yhteydenoton sisältöä ei kuitenkaan automaattisesti pidetä uuden projektin tai yhteydenoton sisältönä.
Mikäli yhteydenottolomakkeen kautta on toimitettu tietoja, rekisterinpitäjä voi yhteydenoton jälkeen ja asiakkaan suostumuksella tarvittaessa luoda käyttäjätunnuksen sivuston käyttöä ja asiakassuhteen ylläpitämistä varten.
Tunnuksen luonnista ilmoitetaan käyttäjälle erikseen. Käyttäjätunnukseen liittyviä tietoja käsitellään verkkosivuston toiminnan ja käyttäjähallinnan tekniseksi mahdollistamiseksi.
4. Mitä tietoja voidaan kerätä
Verkkosivustolla voidaan käsitellä esimerkiksi seuraavia tietoja:
- nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, yrityksen nimi ja muut käyttäjän ilmoittamat yhteystiedot
- yhteydenottojen, tarjouspyyntöjen, projektipyyntöjen ja muiden viestien sisältö
- käyttäjän vapaaehtoisesti ilmoittamat tiedot projektista, tavoitteista, tarpeista, budjetista, aikataulusta tai muista yhteydenottoon liittyvistä asioista
- verkkosivuston interaktiivisiin kysymyksiin, kyselyihin ja muihin vastaaviin elementteihin annetut vastaukset
- interaktiiviseen vastaukseen liittyvä kysymys, vastausaika sekä tarvittaessa sivu tai asiayhteys, jossa vastaus annettiin
- satunnainen ja väliaikainen tunniste, jonka avulla lyhyen ajanjakson aikana annettuja interaktiivisia vastauksia voidaan yhdistää myöhemmin lähetettyyn yhteydenottoon
- aikaisemmat yhteydenotot ja niiden ajankohdat, jos yhteydenotot on tehty samalla sähköpostiosoitteella
- IP-osoite ja selaintiedot roskapostin torjuntaa, väärinkäytösten ehkäisemistä ja tietoturvaa varten
- evästeasetukset ja -suostumukset Cookiebotin kautta
- sivujen katselut ja päätelaitetiedot analytiikkaa varten käyttäjän evästeasetusten mukaisesti
- käyttäjätunnukseen liittyvät tekniset ja hallinnolliset tiedot, mikäli käyttäjälle on luotu käyttäjätunnus
- kirjautuneen käyttäjän verkkosivustolle itse tallentamat tiedot, kuten tekstit, kuvat ja muu sisältö
Interaktiiviset kysymykset ja vastaukset
Verkkosivustolla voidaan esittää vapaaehtoisia kysymyksiä, kyselyitä tai muita interaktiivisia elementtejä. Käyttäjän antamia vastauksia voidaan käyttää verkkosivuston sisällön ja palveluiden kehittämiseen sekä näyttää muille käyttäjille koottuina tai anonymisoituina tuloksina.
Verkkosivusto voi esimerkiksi näyttää, kuinka moni tai kuinka suuri osa vastaajista on valinnut tietyn vaihtoehdon tai millaisia yleisiä näkemyksiä tai teemoja vastauksissa esiintyy.
Käyttäjien lisäämiä tietoja ei lähtökohtaisesti näytetä muille käyttäjille sellaisenaan. Interaktiivisiin kysymyksiin annettuja vastauksia voidaan kuitenkin käyttää koottuina tai anonymisoituina tuloksina siten, ettei yksittäistä vastaajaa ole tarkoitus tunnistaa. Yksittäiseen henkilöön tunnistettavasti yhdistettävää sisältöä ei julkaista muille käyttäjille ilman käyttäjän nimenomaista suostumusta.
Interaktiivinen vastaus voidaan tallentaa väliaikaisesti satunnaisen tunnisteen yhteyteen. Jos käyttäjä lähettää yhteydenotto- tai projektipyynnön 30 minuutin kuluessa vastauksen antamisesta, saman väliaikaisen tunnisteen yhteydessä olevat vastaukset voidaan liittää kyseiseen yhteydenottoon mahdolliseksi lisäkontekstiksi.
Muualla verkkosivustolla aikaisemmin annettua vastausta ei automaattisesti tulkita käyttäjän myöhemmän projektipyynnön vaatimukseksi tai vahvistetuksi projektitiedoksi. Vastaus on voitu antaa esimerkiksi yleisen kiinnostuksen, muun tarpeen tai verkkosivuston sisältöön tutustumisen yhteydessä.
Jos yhteydenottoa ei lähetetä määritellyn ajan kuluessa, väliaikaisia vastauksia ei liitetä tunnistettuun yhteydenottoon ja väliaikainen yhteys käyttäjän mahdolliseen myöhempään yhteydenottoon päättyy.
Jos käyttäjä myöhemmin lähettää uuden yhteydenoton samalla sähköpostiosoitteella, järjestelmä voi tunnistaa, että samalla sähköpostiosoitteella on aikaisemmin oltu yhteydessä. Aikaisemmat yhteydenotot säilyvät kuitenkin erillisinä yhteydenottoina eikä niiden sisältöä automaattisesti siirretä uuden projektin tiedoiksi.
Kirjautuneen käyttäjän lisäämät tiedot
Kirjautunut käyttäjä voi halutessaan tallentaa verkkosivustolle sisältöä, kuten tekstiä tai kuvia. Tallennettuja tietoja käsitellään verkkosivuston toiminnan, käyttäjän pyytämien palveluiden ja yhteisten tavoitteiden toteuttamiseksi sekä asiakassuhteen ylläpitämiseksi.
Kirjautuneen käyttäjän lisäämät tiedot ovat niitä työssään tarvitsevien Rafly Oy:n henkilöiden sekä verkkosivuston ylläpitäjien nähtävissä. Sivuston ylläpitäjällä tai yrityksellä voi olla pääsy tietoihin myös verkkosivuston ylläpidon, teknisen toiminnan ja tietoturvan varmistamiseksi.
Käyttäjien lisäämiä tietoja ei jaeta muiden käyttäjien kanssa sellaisenaan ilman käyttäjän nimenomaista suostumusta. Poikkeuksena ovat edellä kuvatut interaktiivisten kysymysten kootut tai anonymisoidut tulokset, joita voidaan näyttää muille verkkosivuston käyttäjille.
5. Evästeet ja analytiikka
Sivusto käyttää evästeitä (cookies), jotta se toimii oikein ja jotta voimme kehittää sitä entistä paremmaksi. Cookiebot hallinnoi evästeiden suostumuksia ja estää ei-välttämättömien evästeiden käytön ennen suostumusta. Google Analytics kerää anonyymisti tietoja siitä, miten sivustoa käytetään — esimerkiksi mitä sivuja vieraillaan, mistä kävijät tulevat ja minkä tyyppisiä laitteita sivustolla käytetään eniten. Tietoja hyödynnetään sivuston kehittämiseen, käytettävyyden parantamiseen ja teknisten ongelmien tunnistamiseen. Tietoja ei käytetä yksittäisten käyttäjien tunnistamiseen. Käyttäjä voi halutessaan estää analytiikan selaimen asetuksista tai evästehallinnasta.
6. Mistä tiedot tulevat
Tiedot saadaan pääasiassa käyttäjältä itseltään (esimerkiksi yhteydenottolomakkeella tai kirjautumisen yhteydessä) sekä automaattisesti evästeiden ja analytiikkatyökalujen kautta.
7. Tietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeellista yhteydenottojen tai asiakkuuden käsittelyn, sivuston käytön tai kehittämisen kannalta. Yritysasiakkaiden yhteystietoja voidaan säilyttää pidempään jatkuvien yhteydenpitojen ja yhteistyömahdollisuuksien vuoksi. Yksittäisten yhteydenottojen tiedot poistetaan, kun niitä ei enää tarvita alkuperäiseen tarkoitukseen. Käyttäjätunnuksiin liittyvät tiedot säilytetään niin kauan kuin tunnus on aktiivinen.
8. Tietojen suojaus
Tietoja käsitellään suojatuissa järjestelmissä, ja pääsy niihin on rajattu vain niille henkilöille, jotka tarvitsevat tietoja työnsä puolesta. Verkkosivuston tietokanta ja tekninen ympäristö sijaitsevat webhotellipalvelun hallinnoimilla palvelimilla, jotka huolehtivat palvelinten tietoturvasta ja ylläpidosta.
9. Tietojen siirto EU:n/ETA:n ulkopuolelle
Joidenkin palveluiden (esim. Google Analytics, Google Fonts) yhteydessä tietoja voidaan siirtää EU:n ulkopuolelle. Siirrot perustuvat EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen Data Privacy Framework -järjestelyyn tai muihin lainmukaisiin suojauskeinoihin.
10. Käyttäjän oikeudet
Sinulla on oikeus:
- tarkastaa, mitä tietoja sinusta on tallennettu
- pyytää virheellisten tietojen oikaisua
- pyytää tietojesi poistamista (“oikeus tulla unohdetuksi”)
- rajoittaa tai vastustaa käsittelyä
- peruuttaa suostumus milloin tahansa
Jos haluat käyttää näitä oikeuksia, voit ottaa yhteyttä sähköpostitse rekisterinpitäjään. Tietoja voidaan kuitenkin säilyttää, jos se on tarpeellista lain velvoitteiden tai sivuston ylläpidon kannalta.
11. Valitusoikeus
Jos koet, että henkilötietojesi käsittelyssä on puutteita, voit tehdä valituksen: Tietosuojavaltuutetun toimisto Ratapihantie 9, 00520 Helsinki www.tietosuoja.fi